Lorsque nous pensons à la meilleure manière de gérer des données, la plupart d'entre nous imagine que ce sont uniquement les grandes entreprises dotées de serveurs massifs qui utilisent ces concepts. Mais est-ce vraiment le cas ?

En réalité, dans le monde d'aujourd'hui, chaque individu et chaque petite entreprise a son propre lot de données qu'il produit et consomme. Si vous y pensez, vous vous rendrez compte que même les toutes petites entreprises produisent et utilisent beaucoup de données.

Les données deviennent de plus en plus importantes chaque jour pour toutes les entreprises, grandes et petites, et la gestion des données devient donc également de plus en plus importante.

Avantages de la gestion stratégique des données

Si nous structurons correctement les données de notre entreprise et que nous les exploitons en prenant des décisions efficaces fondées sur les chiffres, nous pouvons en tirer de grands avantages en termes de bénéfices, d'expérience client et de réputation. Considérez les opportunités de marketing et de vente que pourraient offrir des données plus nombreuses sur les produits et les consommateurs.

Vous pourriez mieux communiquer avec vos clients, ou utiliser leur profil et leur historique d'achat pour leur recommander des produits plus adaptés. Vous pourriez utiliser leurs intérêts pour prévoir plus efficacement les comportements de vente et utiliser ces connaissances pour stocker les articles qui se vendent le mieux, offrir un service plus personnalisé et mener des campagnes de marketing plus efficaces. Les possibilités sont infinies !

L'objectif de la gestion des données est simple : faire en sorte que votre entreprise ait accès aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format.

Une gestion des données bien menée a le pouvoir de faire de votre entreprise une force motrice, de devancer la concurrence et de connaître un succès indéniable. À cet effet, nous avons élaboré un guide des 10 meilleures pratiques de gestion des données qui peuvent aider votre petite (ou moyenne) entreprise à prospérer en cette période de transformation.

1. Déterminez les raisons pour lesquelles vous avez besoin de données

La première étape de la mise en place d'un système solide de gestion des données consiste à comprendre le type de données dont vous avez besoin, comment les obtenir, pourquoi vous en avez besoin et comment les utiliser efficacement pour votre entreprise.

Par exemple, imaginez que vous dirigez une agence de voyage et que vous vous fixez un objectif tel que : "Je veux réduire les coûts", ou "Je veux gagner plus de parts de marché". 

Après cela, vous devrez analyser les données de vos clients pour voir où vont les gens, dans quelles catégories ils se rangent ( lune de miel, familles, étudiants, hommes d'affaires, etc.), les budgets correspondants, les marges bénéficiaires pour chaque catégorie, les changements saisonniers dans les habitudes de voyage des différents groupes, parmi beaucoup d'autres.

Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez les utiliser pour proposer des offres de réduction spécifiques ou des campagnes de marketing basées sur les données du groupe de clients, décider du moment de votre campagne de promotion.

2. Collecter les bonnes données

Savoir quelles données collecter est l'une des étapes les plus importantes du processus de prise de décision basé sur les données. Il est facile de se laisser submerger par la quantité d'informations disponibles. 

Pour être sûr de vous concentrer sur les bonnes choses, vous devez réfléchir à votre entreprise et au type de données qu'elle produit. Que voulez-vous apprendre de vos données, et comment allez-vous les utiliser pour améliorer vos opérations ? Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, vous pouvez identifier le type spécifique de données que vous devez collecter.

Il est également important de réfléchir au format de vos données. Les données structurées sont claires et faciles à séparer en catégories, tandis que les données non structurées sont plus brutes et non organisées. Toute source d'information unique peut contenir les deux types de données.

Par exemple, les courriels reçus de vos clients peuvent contenir des données structurées comme la date, l'heure et l'expéditeur, mais le message lui-même ne peut jamais être classé dans une catégorie claire, car chaque courriel a un contenu unique.

Cela ne signifie pas pour autant que les données non structurées comme le contenu des e-mails sont inutiles. Il est vrai que certaines données, comme les commentaires des clients, peuvent être difficiles à analyser directement de manière structurée. Mais vous pouvez utiliser des outils (comme l'IA, l'analyse des sentiments, etc.) pour transformer les données non structurées en une forme plus utile et plus structurée et les utiliser pour prendre des décisions commerciales.

3. Déterminez votre stratégie de stockage des données

Après avoir déterminé le type de données utiles à votre entreprise, vous devez analyser où stocker vos données et quelles sont vos sources de données. Pour cela, vous devez voir quels programmes sont utilisés dans votre entreprise et quels types de fichiers ils génèrent.

Parmi les sources de données, on peut citer les factures, les bons de commande, les contrats, le matériel de marketing, les rapports d'activité et les évaluations des performances des employés. 

Une fois que vous connaissez les types d'informations stockées par les différents services, déterminez ce qui mérite d'être conservé et ce qui ne l'est pas. Vous devez également tenir compte de la durée de conservation, car dans certains cas, il existe des raisons légales de stocker ou d'éliminer des données avant une certaine période. 

Une fois que vous avez ces réponses, vous pouvez planifier le lieu de stockage de vos données. Vous pouvez choisir de les conserver sur place dans un serveur de stockage local ou de les stocker dans le cloud. 

Les données non utilisées sont une autre considération importante. Vous n'aurez pas besoin de toutes les données que vous collectez, et vous devez donc décider de ce que vous en ferez après l'expiration des règles de conservation pertinentes. Vous pouvez choisir de les stocker au cas où vous en auriez besoin plus tard ou de les jeter.

4. Préparez vos données

Lorsqu'une entreprise génère des données à partir de ses activités opérationnelles, ces données peuvent s'avérer très utiles pour l'analyse et l'obtention de renseignements commerciaux. Cependant, les bases de données (c'est-à-dire les endroits où les données sont stockées) derrière ces systèmes sont conçues dans le but précis de stocker et de récupérer des données par application spécifique, et non pour l'analyse.

Si les analystes essaient d'exécuter des requêtes sur ces systèmes, cela peut nuire aux performances de ces systèmes et même potentiellement endommager l'exactitude des données si des erreurs sont commises lors de l'accès, de la récupération, de la modification ou de l'écriture d'informations dans la base de données. 

Pour résoudre ces problèmes, les entreprises peuvent utiliser des méthodes de stockage comme les data lakes, les warehouses de données et les processus ETL.

Un data lake est une collection de données brutes et non structurées d'une entreprise qui peut être stockée indéfiniment. Il est utile pour les data scientists qui veulent utiliser les données pour des usages qui n'étaient pas connus au moment du stockage.

Un warehouse de données, quant à lui, contient des données structurées qui ont été nettoyées et traitées pour une analyse stratégique basée sur des besoins commerciaux prédéfinis. Il est utile aux professionnels de l'entreprise.

Pour déplacer les données d'un data lake vers un warehouse (ou un entrepôt de données), un processus ETL est nécessaire. Ce processus extrait les données du lac de données, les transforme en une forme utilisable et les charge dans l'entrepôt de données.

5. Analysez vos données

La clé du succès d'une analyse de données consiste à comprendre le type de données dont vous disposez et ce que vous voulez en faire. Il existe plusieurs types d'analyse, chacun ayant ses propres forces et limites. 

Par exemple, l'analyse prédictive vous aide à prévoir ce qui se passera à l'avenir en fonction des données actuelles tandis que l'analyse statistique fournit un aperçu détaillé des performances passées de votre entreprise.

Pour tirer le meilleur parti de vos données, vous devrez peut-être utiliser différents outils et applications d'analyse. Il peut s'agir d'outils spécialisés tels que Google Analytics ou de systèmes plus généraux d'analyse financière et opérationnelle. Les outils adaptés à votre entreprise dépendront de vos objectifs spécifiques et des types de données dont vous disposez.

Lorsque vous choisissez des outils d'analyse, il est important de rechercher soigneusement vos options et de les tester avant de prendre une décision. Dans certains cas, vous devrez même faire construire un outil sur mesure pour répondre à vos besoins spécifiques. Cela tombe bien, Developify est spécialisé dans le développement sur mesure!

6. Protégez vos données

Tout comme les données sont un outil puissant qui peut être utilisé au profit de votre entreprise, entre de mauvaises mains, elles peuvent s'avérer dévastatrices. Les virus, les logiciels malveillants, les rançongiciels et le piratage direct sont quelques-unes des façons dont vos données peuvent être compromises par des personnes mal intentionnées.

Pour protéger les précieuses données de votre entreprise contre les cyber-menaces, il est important de donner la priorité à la sécurité des données. Pour ce faire, vous pouvez notamment éviter de stocker des informations sensibles sur place. Au lieu de cela, vous pouvez former les employés sur les types d'informations qu'ils ne doivent pas partager sur des supports de communication non sécurisés tels que les réseaux sociaux.

Si vous devez stocker de grandes quantités de données, envisagez d'utiliser un service en cloud comme Dropbox au lieu d'envoyer des fichiers par courrier électronique sur des réseaux publics. 

En outre, assurez-vous que vos employés aient des droits d'accès restreints lorsqu'ils travaillent avec des données sensibles. Le fait de changer régulièrement les mots de passe et de faire preuve de prudence dans l'octroi des autorisations d'accès contribue grandement à prévenir les failles de sécurité.

7. Regularly Back Up Your Data

Imaginez que vous perdiez toutes vos données à cause d'un piratage, d'un virus ou d'une simple panne de courant au mauvais moment.

Même si votre entreprise n'utilise pas directement de données pour prendre des décisions, vos données telles que les factures, les informations sur les commandes, les données bancaires et de paiement, les informations sur les fournisseurs, les contacts, les e-mails, etc. sont toutes extrêmement importantes. La perte de leur accès peut littéralement détruire votre entreprise et tout votre travail.

Pour éviter cela, il est essentiel de disposer d'une stratégie de sauvegarde fiable tout en protégeant vos données. Il existe deux grandes options pour sauvegarder vos données : l'utilisation de services en cloud ou le stockage hors ligne. 

Les services en cloud fournissent un accès à distance à vos fichiers. Le stockage hors ligne, quant à lui, offre une copie physique de vos données mais peut être plus difficile à récupérer en cas de problème. 

Il est important d'évaluer soigneusement vos options et de choisir la stratégie de sauvegarde qui correspond le mieux à vos besoins.

8. Rédiger et appliquer une politique de gestion des données

Une politique de gestion des données est un document qui décrit comment une entreprise va traiter les données personnelles. Cela inclut quelles données personnelles sont collectées, pourquoi elles sont collectées, qui a accès aux données et comment ils peuvent les utiliser, combien de temps l'entreprise conservera les données, et où les données sont stockées.

Il est important de disposer d'une politique de gestion des données bien rédigée, car elle aide l'entreprise à démontrer sa conformité à des réglementations telles que le GDPR de l'Union européenne (une loi paneuropéenne sur la confidentialité des données), à se protéger contre toute responsabilité en cas d'incident de sécurité ou de vol de données, et à s'assurer que tous les employés travaillent selon les mêmes directives lorsqu'ils traitent les données des clients.

9. Sensibiliser les employés à la bonne gestion des données

Pour garantir que les données de votre entreprise sont bien gérées et protégées, il est important de sensibiliser vos employés à l'importance d'une bonne gestion des données, puisque ce sont eux qui en manipulent la majeure partie après tout. 

Si vous ne soulignez pas l'importance de la gestion des données pour le bien-être des employés eux-mêmes, ils ne les valoriseront pas, ne les protégeront pas et ne les utiliseront pas comme il le faudrait.

Commencez par demander à tous les membres de votre équipe de remplir un formulaire décrivant comment ils utilisent et génèrent des données au sein de l'entreprise. Cela vous aidera à adapter la formation aux besoins et préoccupations spécifiques de chaque membre de l'équipe. 

En plus de la formation de haut niveau de l'entreprise, envisagez que vous ou un certain responsable de confiance ayez une conversation approfondie avec chaque employé sur ce qu'une bonne gestion des données signifie pour eux personnellement. 

Cela permettra de s'assurer que tous les employés comprennent la valeur des données protégées et savent comment les traiter correctement.

10. Créer une culture axée sur les données

Créer une culture axée sur les données signifie s'assurer que les données sont au cœur du processus décisionnel de votre entreprise. Cela commence au plus haut niveau, avec les dirigeants, qui doivent utiliser les données pour élaborer la stratégie de l'entreprise et partager avec le reste de l'entreprise les informations tirées de ces données. 

Les responsables des départements doivent également se concentrer sur la collecte et l'analyse des données lorsqu'ils prennent des décisions. Lorsqu'ils sont confrontés à un défi ou à une opportunité, la première question doit être "Que nous disent les données ?" et "Passons-nous à côté de quelque chose que les données pourraient révéler ?". 

Cette importance accordée aux données devrait être renforcée en félicitant et en récompensant les employés qui font des découvertes intéressantes avec des données et en leur donnant les ressources dont ils ont besoin pour expérimenter ces découvertes. Cela ne signifie pas qu'il faille ignorer les sentiments "instinctifs", mais il faut donner aux données un rôle central dans la prise de décision.

Conclusion:

Si l'on considère à quel point les données peuvent être utiles, il est facile de comprendre qu'un plan de gestion des données solide est crucial pour le succès de toute entreprise. Une bonne gestion des données vous permet de prendre des décisions éclairées, de découvrir des informations précieuses et de protéger votre entreprise contre les menaces extérieures.

En mettant en œuvre les meilleures pratiques, telles que le stockage et la sauvegarde sécurisés des données, l'élaboration d'une politique de gestion des données et la création d'une culture axée sur les données, votre entreprise peut rester sur la bonne voie et poursuivre sa croissance.

Si vous avez besoin d'aide pour la gestion des données, envisagez de vous adresser à une organisation d'experts spécialisée dans la création de solutions logicielles sur mesure (telle que Developify) pour votre propre solution de gestion des données.